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Aus unübersichtlichen Eingangsordnern wird eine strukturierte Ablage für Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und Berichte.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dateien landen in unterschiedlichen Ordnern, heißen unterschiedlich und müssen später mühsam gesucht werden. Der Aufwand wächst mit jedem neuen Dokument.
So kann der Ablauf leichter werden.
Ein Workflow liest Inhalte aus PDF-Dateien oder Bildern, erkennt den Dokumenttyp und ordnet die Datei nach vereinbarten Regeln einem Kunden, Datum oder Vorgang zu. Die Lösung wird an Ihre Ablagestruktur angepasst.
Mögliche Bausteine
- Dokumenttypen und wichtige Angaben erkennen
- Dateien nach einer einheitlichen Struktur benennen
- Dokumente in vorhandene Ordnerstrukturen einordnen
- Informationen in Übersichten übertragen und Ausnahmen zur Prüfung bereitstellen
Ein gescannter Lieferschein landet im Eingangsordner. Der Workflow erkennt Dokumenttyp und Kunde, vergibt einen nachvollziehbaren Dateinamen und ordnet die Datei dem passenden Vorgang zu.
Für wen ist das interessant?
Betriebe mit vielen PDF-Dateien, eingescannten Unterlagen oder gewachsenen Dateiablagen.
Was wir vorab gemeinsam prüfen
Vorhandene Daten und Systeme, verfügbare Schnittstellen, Datenschutzanforderungen, notwendige Kontrollen sowie einmalige und laufende Kosten. Die konkrete Umsetzung richtet sich nach Ihrem Betrieb.
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Erzählen Sie mir, was in Ihrem Betrieb zu viel Zeit kostet. Gemeinsam finden wir heraus, wo sich der Einstieg lohnt.