Rechnungen, die ihren Weg finden.
Eingehende Rechnungen erkennen, Daten auslesen und zur Prüfung bereitstellen – passend zu Ihren vorhandenen Abläufen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Eine Rechnung kommt per E-Mail. Jemand lädt das PDF herunter, überträgt Beträge, benennt die Datei und legt sie ab. Dieselben Handgriffe wiederholen sich bei jeder Rechnung.
So kann der Ablauf leichter werden.
Ein Workflow erkennt Rechnungen in Postfächern oder Cloud-Ordnern, liest relevante Angaben aus und übergibt sie strukturiert an eine Übersicht oder einen Freigabeprozess. Kritische Entscheidungen und Freigaben bleiben bei Ihrem Team.
Mögliche Bausteine
- Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeit erfassen
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge strukturiert bereitstellen
- Dokumente nachvollziehbar benennen und ablegen
- Vorhandene Buchhaltungssysteme nach Prüfung der Schnittstellen anbinden
Eine PDF-Rechnung trifft im Postfach ein. Der Workflow liest die Angaben aus, speichert die Datei im passenden Ordner und bereitet die Daten für die Buchhaltung vor. Ihr Team prüft das Ergebnis.
Für wen ist das interessant?
Handwerksbetriebe und mittelständische Unternehmen mit wiederkehrendem Rechnungseingang.
Was wir vorab gemeinsam prüfen
Vorhandene Daten und Systeme, verfügbare Schnittstellen, Datenschutzanforderungen, notwendige Kontrollen sowie einmalige und laufende Kosten. Die konkrete Umsetzung richtet sich nach Ihrem Betrieb.
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Erzählen Sie mir, was in Ihrem Betrieb zu viel Zeit kostet. Gemeinsam finden wir heraus, wo sich der Einstieg lohnt.